При наличии денежных средств, выданных подотчет, компания рискует доначислением налогов в виде НДФЛ и страховых взносов, но провести предупредительные мероприятия, доначислений можно избежать.
Следует отметить, что автоматического контроля суммами невозвращенных денежных средств, выданных подотчет, у налоговиков нет, как например по НДС, с использованием АКС НДС. Как правило, это нарушение выясняется, если компания попала под пристальное внимание, это выездная проверка, процедура банкротства.
Законодательством установлено:
ü В соответствии с п. 6.3. Указания ЦБ № 3210-У от 11.03.2014 г, компания вправе самостоятельно установить срок сдачи авансового отчета, ранее на это отводилось 3 дня.
ü Подотчетное лицо вправе получать денежные средства подотчет, даже если не отчитались по ранее полученным суммам (п. 6.3. Указания ЦБ 3210-У)
Такое правило действует с 19.08.2017 г. До внесения изменений в Указания ЦБ РФ выдача денег сотруднику, который не отчитался по предыдущему подотчету, была чревата для организации наложением штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ за нарушение работы с денежной наличностью
ü По денежным средствам выданным на командировочные расходы, сотрудник обязан отчитаться в течении 3(трех) дней со дня возврата из командировки. (п. 26 Постановления Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 года Об особенностях направления работников в командировки ).
Риск доначислений, когда наступает.
Важно! Произвести доначисления налоговые органы вправе тогда, когда признают денежные средства невозвращенными. В этот день сумма невозвращенного подотчета является для сотрудникам датой получения дохода.
При получении дохода физлиццом, у компании, как у налогового агента возникает обязанность в исчислении не только НДФЛ, но и и страховых взносов, как работодателя (Определение Верховного Суда РФ от 11.02.2021 N 307-ЭС20-23792 по делу N А66-6506/2019)
Установив в локальном нормативном акте (ЛНА) срок возврата подотчетных денежных средств (за исключением выданных на служебные командировки), компания отсрочит дату выданного подотчета невозвращенным, и соответственно дату признания дохода физлицом. Устанавливая нестандартный срок для отчета, помните о разумности. Общий срок исковой давности составляет 3 (три) года (ст 196 ГК РФ).
Способы налогового планирования.
1.Возобновление срока. Формальное проведение возврата подотчетных денежных средств в кассу и их повторная выдача. Но здесь прослеживается нарушение кассовой дисциплины.
Таким образом, мы отсрочим дату признания дохода сотрудника и возобновим течение нового трехлетнего срока, до дня предоставления авансового отчета.
Получив возврат денег от сотрудника, компания обязана внести их на расчетный счет, и только после этого расходовать на какие-то цели вновь. За нарушение указанного правила предусмотрен штраф на директора от 4 до 5 тыс. руб., на юридическое лицо от 40 до 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Но срок привлечения за нарушение кассовой дисциплины всего лишь 2 мес., а для субъектов МСП может быть заменен предупреждением (ст. 4.5. КоАП РФ).
2.Покупка личного имущества
Покупкой личного имущества у физлица подотчетника можно закрыть выданные денежные средства на сумму не более 250 000 рублей.
Наверняка на производственной территории есть неоприходованное имущество. При оприходовании имущества, у физлица возникает доход, который должен облагаться НДФЛ. Но при декларировании полученных доходов, в том числе и от продажи имущества, физлицо вправе воспользоваться имущественным налоговым вычетом, предусмотренным пп.1 п.2 ст 220 НК РФ.
Минусом данного варианта налогового планирования является подача декларации по форме №-НДФЛ физлицом.
3.Компенсационные выплаты. Взаимозачет.
Компенсационные выплаты – связанные с исполнение трудовых обязанностей не являются доходом физлица и освобождаются от обложения НДФЛ (п. 1 ст 217 НК РФ) и страховых взносов ( подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, (письмо Минфина России № 03-03-06/1/23415 от 31.03.2021 г.)
Таким образом, вы закрываете выданные подотчет денежные средства увеличиваете сумму расходов, уменьшая налог на прибыль.
Компенсация за пользование личным имуществом, компенсация проезда к месту работы, компенсация расходов, при аренде транспортного средства (ГСМ, запчасти, в зависимости от вида договора) и прочее. Каждая компания выбирает присущие для осуществляемого вида бизнеса компенсации физлицам.
Для зачета компенсации и подотчетных денежных средств необходим оформить акт взаимозачета.
4.Перевод подотчета на договор займа.
Возврат полученных денежных средств в кассу предприятия и выдача их в виде займа, закроет «зависший подотчет». Следует иметь ввиду, что новация выданных подотчетных средств не допускается.
Минусы в том, что заем должен быть процентный, не ниже 2/3 ставки рефинансирования в противном случае, работнику придется считать НДФЛ с материальной выгоды, полученной от экономии на процентах. На доходы полученные в 2021-2023 годах, Федеральным законом от 26.03.2022 №67-ФЗ внесены изменения в ст.217 Налогового кодекса РФ, предусматривающие освобождение от обложения НДФЛ доходов в виде материальной выгоды.
5.Договор цессии
Договор цессии можно использовать, если подотчетник является директором другой компании, либо имеет статус ИП. Для закрытия долга по невозвращенным в срок между лицами оформляется договор уступки права требования. Нормы ГК РФ позволяют переуступать долг директора по подотчетным суммам (ст. 382 ГК РФ).
6.Личные расходы сотрудников, в том числе, директора.
Покупку одежды директору для поддержания делового стиля можно отразить в качестве расходов компании и закрыть выданный подотчет. Для этого необходимо внести в трудовой договор директора условие об обеспечении директора необходимой одеждой для деловых переговоров, либо компенсации произведенных расходов в виде купленной одежды. Такой способ подтвержден положительной для налогоплательщика судебной практикой (постановление АС Уральского округа от 27.02.2020 № А60-31602/2019, Постановление семнадцатого Арбитражного апелляционного суда г. Перми № 17АП-15565/2019-АК от 14.11.2019 г), а также включен в обзор Практики ВС РФ, 21.10.2015 года, связанных с применением Главы 23 НК РФ, которыми руководствуются налоговые органы при спорах с налогоплательщиками.
7.Соглашение о возврате долга
Если на момент проверки, работы по снижению рисков не были проведены, и висит не закрытый подотчет, составьте с сотрудником соглашение о возврате долга. Это действие прерывает срок исковой давности, он начинает течь заново (ст. 203 ГК, п. 20 постановления Пленума ВС от 29.09.2015 № 43). пропишите в соглашении согласие сотрудника не удержание из его заработной платы в счет погашения долга не менее 20%.
Согласие на удержание полученное от сотрудника также поможет избежать доначислений, ведь доход сотрудник не получил. Максимальный размер удержаний стандартный — 20 процентов от суммы на руки (ст. 138 ТК, письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852). Но сотрудник может вернуть и больше — по своей инициативе. Такой подход подтверждают и в Роструде (письмо от 07.10.2019 № ПГ/25778-6-1). В данном случае нормы статьи 138 Трудового кодекса не действуют. Главное подтвердить свое желание на удержания письменным заявлением.
Чтобы избавиться от НДФЛ и взносов, необходимо доказать, что работодатель принимал меры, чтобы вернуть долг (постановления АС Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016, от 02.11.2016 № Ф10-3997/2016). Таким образом, растянуть возврат можно на несколько лет и избежать доначислений налогов.
В одном из судебных споров, налоговики доказали, что компания не принимала мер по взысканию задолженности. Инспекция включила в доход директора не все невозвращенные средства, а лишь те, по взысканию которых в течение трех лет не принимались меры. То есть в отношении которых истек срок исковой давности. Акты сверки между обществом и директором носят формальный характер, они не прерывают течение срока давности (постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016).
Важно!. Решение о возврате любым указанным выше способом, невозвращенного подотчета Работодатель должен принять в течении 1 месяца со дня окончания срока отчета (ст 137 ТК РФ).
Используя перечисленные выше способы налогового планирования, при правильно оформленных документах, налогоплательщикам удается избежать налоговых доначислений. Желательно комбинировать способы, исходя из фактических событий. И не забывайте, что каждая операция должна иметь деловую цель и экономическое обоснование.
Как показывает практика, доначисления производят компаниям, у которых нет налогового планирования, и они совершенно не готовы защищать свои интересы.
(определении ВС РФ от 3 февраля 2020 г. № № 310-ЭС19-28047; в определении ВС РФ от 11.02.2021 № 307-ЭС20-23792) .